Choisissez votre type de lettre

Dès l'ouverture de l'application, trois options vous sont proposées pour définir le format de votre publipostage.

Écran de choix du type de document avec trois options : lettre non personnalisée au format PDF, lettre personnalisée via l'éditeur intégré, et lettre personnalisée via un fichier Word. Chaque option est présentée dans une carte avec une icône et un bouton Choisir. — Les trois types de lettres disponibles pour votre publipostage

Lettre non personnalisée : vous téléchargez un PDF unique qui sera envoyé à l'identique à tous vos destinataires. Lettre personnalisée (éditeur) : vous créez votre lettre directement dans l'éditeur intégré avec des variables de personnalisation (prénom, nom, etc.). Fichier Word : vous téléchargez un document Word contenant vos variables de personnalisation.

Bon à savoir
L'éditeur intégré est l'option la plus simple pour créer une lettre personnalisée. Il vous permet de composer votre courrier et d'y insérer des variables de personnalisation sans aucun logiciel supplémentaire.

Créez votre modèle de lettre

Si vous avez choisi la lettre personnalisée avec l'éditeur, vous accédez à l'outil de création de modèles. Vous pouvez créer un nouveau modèle ou en sélectionner un existant parmi vos modèles enregistrés.

Éditeur de création de modèle de lettre avec un panneau latéral listant les modèles enregistrés à gauche, et une zone de prévisualisation du modèle sélectionné à droite montrant une page A4 avec un bandeau indiquant le mode aperçu. — L'éditeur de modèle avec la liste de vos modèles à gauche et l'aperçu à droite

Composez votre lettre en y intégrant les variables de personnalisation souhaitées (par exemple : prénom, nom, adresse). Votre lettre peut comporter plusieurs pages. Une fois votre modèle prêt, cliquez sur « Étape suivante » pour continuer.

Astuce
Vous pouvez demander à recevoir un échantillon imprimé de votre lettre avant de lancer l'envoi en masse, directement depuis l'éditeur.

Consultez les colonnes requises pour votre fichier

Avant d'importer votre fichier de destinataires, l'application vous affiche la liste de toutes les colonnes que doit contenir votre fichier Excel. Vous y retrouvez les données d'adresse (civilité, nom, prénom, adresse, code postal, ville, pays) ainsi que les variables de personnalisation que vous avez ajoutées dans votre lettre.

Écran récapitulatif des informations nécessaires montrant la liste des colonnes requises dans le fichier Excel : données standards comme civilité, nom, prénom, adresse, code postal, ville, pays, avec indication du caractère obligatoire ou facultatif de chaque champ. Un bouton permet de télécharger un fichier Excel personnalisé pré-configuré. — La liste des colonnes requises avec leur caractère obligatoire ou facultatif

Astuce
Cliquez sur « Télécharger votre fichier personnalisé » pour obtenir un modèle Excel pré-configuré avec toutes les bonnes colonnes. Vous n'aurez plus qu'à le compléter avec vos données.

Importez votre fichier de destinataires

Téléchargez le fichier contenant les adresses et informations de vos destinataires. Vous pouvez glisser-déposer votre fichier dans la zone prévue ou cliquer sur « Ajouter un fichier » pour le sélectionner sur votre ordinateur.

Écran d'import des destinataires affichant une zone de dépôt de fichier avec une icône de dossier, un bouton Ajouter un fichier et la mention des formats acceptés : CSV, XLS, XLSX. — La zone d'import de votre fichier de destinataires

Écran d'import des destinataires après le chargement d'un fichier CSV, affichant le nom du fichier importé avec sa taille et un bouton pour passer à l'étape suivante. — Le fichier de destinataires a bien été importé

Bon à savoir
Les formats acceptés sont : CSV, XLS et XLSX. Tous les fichiers créés avec Excel, Google Sheets ou Numbers sont compatibles.

Vérifiez le mappage des colonnes

L'application fait automatiquement correspondre les colonnes de votre fichier avec les variables nécessaires à l'envoi. Vérifiez que chaque colonne est bien associée à la bonne information : civilité, nom, prénom, adresse, code postal, ville, pays, ainsi que vos variables de personnalisation.

Écran de mappage des colonnes affichant à gauche le nom de chaque colonne du fichier Excel avec un extrait des données, et à droite une liste déroulante permettant de sélectionner la variable correspondante : civilité, nom, prénom, adresse 1, etc. — L'outil de mappage associe automatiquement les colonnes de votre fichier aux variables

Si une correspondance n'est pas détectée automatiquement, utilisez la liste déroulante pour sélectionner manuellement la bonne variable. Vous pouvez également ignorer une colonne qui ne serait pas nécessaire à votre envoi.

Attention
Votre fichier doit toujours contenir une colonne « pays », même si tous vos envois sont destinés à la France.

Validez les adresses de vos destinataires

L'application extrait toutes les adresses de votre fichier et vérifie qu'aucune information ne manque. Chaque ligne de votre fichier est affichée dans un tableau avec la civilité, le nom, le prénom, l'adresse complète, le code postal, la ville et le pays.

Écran de validation des adresses présentant un tableau avec les colonnes civilité, société, prénom, nom, adresse 1, adresse 2, adresse 3, code postal, ville et pays. En haut, un champ de recherche et un bouton pour afficher uniquement les erreurs. Deux indicateurs montrent 10 lignes valides en vert et 0 erreur en rouge. — Le tableau de validation des adresses avec les indicateurs de lignes valides et d'erreurs

Si une adresse est incomplète (par exemple un code postal manquant), la ligne concernée est signalée en rouge. Vous pouvez corriger l'information directement dans le tableau ou supprimer la ligne en cliquant sur l'icône de suppression à droite.

Astuce
Si votre fichier contient beaucoup de destinataires, utilisez le bouton « Afficher uniquement les erreurs » pour ne voir que les adresses à corriger. Le champ de recherche en haut à gauche vous permet également de retrouver un destinataire précis.

Prévisualisez vos courriers personnalisés

Avant de finaliser votre envoi, vous pouvez parcourir chaque courrier personnalisé. Utilisez les flèches gauche et droite pour passer d'un destinataire à l'autre et vérifier que les personnalisations et la mise en page sont correctes.

Écran de prévisualisation affichant un courrier personnalisé à destination de Jean-Claude Moreau. La lettre montre le texte avec les variables remplacées par les valeurs du destinataire. Des flèches de navigation permettent de passer au destinataire suivant ou précédent, et des boutons de zoom sont disponibles en bas de l'aperçu. — Aperçu d'un courrier personnalisé avec les variables remplacées par les données du destinataire

Bon à savoir
Vous pouvez utiliser le zoom pour vérifier les détails de mise en page. Nous vous recommandons de contrôler au moins quelques courriers pour vous assurer que tout est conforme.

Ajoutez une pièce jointe (facultatif)

Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre un document PDF à vos courriers. Ce document sera imprimé sur une feuille A4 (recto ou recto-verso) et inséré avec chaque lettre envoyée. Tous vos destinataires recevront la même pièce jointe.

Écran d'ajout de pièce jointe avec une zone de dépôt de fichier au centre, un bouton Ajouter des fichiers, et la mention que seuls les fichiers PDF sont acceptés. Un texte explicatif précise que la pièce jointe sera identique pour tous les destinataires. — La zone d'ajout d'une pièce jointe PDF, commune à tous les destinataires

Bon à savoir
La pièce jointe est idéale pour inclure des conditions de vente, une offre promotionnelle, un bon de commande ou tout autre document complémentaire à votre lettre. Seul le format PDF est accepté.

Configurez les paramètres de l'envoi

Personnalisez tous les détails de votre envoi avant de le valider. Plusieurs options sont à votre disposition pour adapter l'envoi à vos besoins.

Écran des paramètres de l'envoi avec les champs suivants : nom de l'envoi (facultatif), expéditeur avec possibilité de sélectionner un autre expéditeur, mode d'envoi avec les options lettre verte, suivi simple, lettre recommandée avec AR papier et lettre recommandée avec AR numérique, enveloppe personnalisée, date d'envoi des courriers, mode d'impression recto simple ou recto-verso, et impression couleur ou noir et blanc. — Les paramètres de l'envoi : mode d'envoi, enveloppe, date, impression

Nom de l'envoi : donnez un nom à votre publipostage pour le retrouver facilement dans votre historique. Expéditeur : sélectionnez ou créez l'adresse qui apparaîtra comme expéditeur. Mode d'envoi : choisissez entre lettre verte, suivi simple, lettre recommandée avec accusé de réception papier ou numérique. Enveloppe personnalisée : optez pour une enveloppe avec votre logo ou éléments graphiques. Date d'envoi : planifiez l'envoi à une date ultérieure si nécessaire. Impression : recto simple ou recto-verso, en couleur ou en noir et blanc.

Astuce
L'enveloppe personnalisée est sans surcoût. Pensez à la créer en amont pour renforcer l'image professionnelle de vos envois.

Vérifiez le récapitulatif et validez votre commande

L'écran final vous présente un récapitulatif complet de votre envoi : le nombre de courriers, les pays de destination, le nombre de pages par courrier, les paramètres choisis (mode d'envoi, impression) et le prix total détaillé.

Écran de récapitulatif avant validation affichant : nombre de courriers (10 vers la France), nombre de pages par courrier, paramètres de l'envoi (lettre verte, recto-verso, noir et blanc), montant total facturé HT et TTC, un bouton pour visualiser les courriers avant envoi, une case de confirmation de conformité obligatoire, et le bouton Valider la commande. — Le récapitulatif de votre envoi avec le détail du prix et le bouton de validation

Vous pouvez cliquer sur « Visualisez les 10 courriers avant envoi » pour effectuer un dernier contrôle. Une fenêtre s'ouvre avec la liste complète de vos destinataires et un aperçu de chaque courrier.

Fenêtre modale affichant le détail des 10 destinataires sous forme de tableau avec les colonnes : numéro, civilité, prénom, nom, adresse 1, adresse 2, ville, code postal, pays, et un bouton Aperçu pour chaque ligne permettant de visualiser le courrier correspondant. — La fenêtre de détail des destinataires avec accès à l'aperçu de chaque courrier

Cochez ensuite la case « Je confirme que les courriers présentés sont conformes en tout point » puis cliquez sur « Valider la commande ». Vos courriers seront alors créés, imprimés et postés à la date choisie.

Attention
Une fois la commande validée, les courriers sont envoyés en production. Prenez le temps de bien vérifier le récapitulatif et de consulter l'aperçu de vos courriers avant de confirmer.