Tuto : Découper un PDF en plusieurs courriers (mini-app Merci Facteur Pro)

Vous avez un PDF unique qui contient des dizaines de lettres successives (factures, convocations, relances…), et vous voulez créer un courrier par destinataire automatiquement, rapidement, et avec fiabilité. 

La mini-app proposée par Merci Facteur va :

- Découper votre PDF en courriers individuels (même si ils ont un nombre de pages différent) ;
- Récupèrer les adresses de chaque destinataire sur chaque PDF ;
- Préparer l’envoi postal de chaque lettre.

Le processus, pas à pas

1) Télécharger votre fichier PDF

- Importez le PDF principal (toutes les lettres regroupées).

- Ajoutez, si besoin, des pièces jointes PDF (CGV, RIB…) qui seront annexées à chaque courrier.

- Un indicateur confirme le volume pour vous permettre de contrôler ce que vous avez téléchargé (ex. 1 PDF – 420 pages – 0,36 Mo).

2) Choisir le gabarit de découpage

La mini app Merci Facteur vous permet de créer un ou plusieurs gabarit pour définir des règles de découpage du PDF.

- Sélectionnez un gabarit existant ou créez-en un nouveau avec de nouvelles règles de découpage.

- Deux modes sont disponibles :
Pages fixes (tous les courriers ont le même nombre de pages) : indiquez N pages par courrier, l’outil calcule le nombre de courriers (ex. 420).
Pages variables (chaque courrier a potentiellement un nombre de pages différent) : dans l'étape suivante vous définirez un élément sur le PDF permettant de savoir où le découper.

3) (Si pages variables) Définir la fin de chaque courrier

Dans le cas où vos courriers n'ont pas tous le même nombre de pages, vous allez pouvoir définir un élément présent au début où à la fin de chaque courrier qui nous permettra de savoir où découper le PDF.

- Placez une zone sur le PDF dans laquelle nous allons détecter l'élément repère de découpage (même emplacement sur chaque lettre).

- Vérifiez que la détection du bon nombre de PDF confirme que votre élément repère de découpage est bien détecté.

- Vous pouvez alors naviguer dans votre PDF et un tableau de bord vous indique quel découpage sera effectué.

4) Indiquer où extraire l’adresse postale

- Dessinez la zone “Adresse postale” qui englobe toute l’adresse, présente sur la première page des courriers.

- La mini app détecte automatiquement le nom, la société, la rue, le code postal, la ville, etc.

- Astuce : faites une zone un peu plus grande que l'adresse pour améliorer la détection.

- (Option) Ajoutez une zone Email / Référence si vous souhaitez que nous récupérions aussi ces éléments (par exemple un email pour envoyer un recommandé électronique, et une référence client présente sur les courriers). 

5) Vérifier et corriger les adresses

- Les adresses de destinataires vont alors être extraites sur chaque courrier, et une interface vous permettra de les visualiser et d'éventuellement les corriger.

- Contrôlez les adresses pour vous assurer que l'extraction s'est bien faite (Nom, Adresse, CP, Ville, Pays, Email, Référence, etc.).

- Utilisez éventuellement les fonctions "Rechercher" et "Afficher uniquement les erreurs" pour corriger vite.

- Si besoin, retournez ajuster la zone (étape 4).

6) Régler les paramètres d’envoi

Avant de valider l'envoi, vous pourrez sélectionner les paramètres généraux de celui-ci :

- Expéditeur;
- Mode d’envoi (Lettre verte, Suivi, Recommandé AR papier ou numérisé);
- Date d’envoi, mode d’impression (recto simple / recto-verso / recto-verso par fichier);
- Enveloppe personnalisée éventuelle;
- Etc.

7) Récapitulatif & contrôle final

En étape finale, vous disposez d'un récapitulatif global vous permettant de tout contrôler en un instant.

- Vérifiez la volumétrie, le nombre de courriers par pays, les paramètres d'envoi, et bien entendu le montant total à payer.

- Ouvrez éventuellement la prévisualisation si vous souhaitez contrôler dans le détail certains courriers. 

8) Confirmation

Vous n'avez ensuite plus qu'à cliquer sur le bouton de validation final, et un message « Félicitations ! Votre commande est validée… » apparaît.

Commence alors la génération automatique des courriers, avant que Merci Facteur n'imprime et ne poste tous vos courriers le jour même. 

Exemple express (avec corrections d’adresses)

Vous importez un PDF de 420 pages qui correspond à 390 courriers (certains font 1 page, d'autres 2 ou 3 pages).

L’extraction liste 385 courriers valides, et 5 courriers dont l'adresse est en erreur ; le filtre “Afficher uniquement les erreurs” permet de rapidement voir les 5 courriers dont l'adresse contient une erreur : code postal manquant, pays invalide, nom ou société manquant.

Vous corrigez directement les 5 adresses dans l'éditeur d'adresse en quelques instants ; vous choisissez Lettre verte, recto-verso N&B, et validez après prévisualisation. 

Bonnes pratiques (gagnantes)

- Zone d’adresse : visez large pour éviter les coupes d’info.

- Repère de détection de début/fin de courrier : choisissez une mention stable (même emplacement, même libellé) pour des pages variables. 

- Pièces jointes : ajoutez vos CGV, RIB une seule fois, elles seront attachées à tous les courriers. 

- Prévisualisez avant envoi : dernier filet de sécurité pour la mise en page et les adresses, contrôlez un échantillon de courriers.