Appels de fonds.
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Cas d'usage · Syndic de copropriété
Convocation d'AG et procès-verbal, envoyés en recommandé.
Depuis un seul fichier, Merci Facteur imprime, met sous pli à l'en-tête du syndic, affranchit en recommandé et poste convocations et PV le jour même.
Comment envoyer une convocation d'assemblée générale à tous les copropriétaires ?
Vous déposez le PDF de la convocation (ou du procès-verbal) dans l'app Syndic de Merci Facteur et vous importez les coordonnées des copropriétaires depuis un fichier Excel ou l'export de votre logiciel de gestion. Vous choisissez le mode d'envoi qui convient à l'acte : lettre recommandée papier ou lettre recommandée électronique (LRE) pour les convocations et les notifications, lettre simple pour les informations courantes. Si convocation et annexes forment un seul document regroupant tous les destinataires, la découpe automatique sépare ce PDF en autant de plis adressés individuellement. Merci Facteur imprime, met sous pli sous l'en-tête du cabinet, affranchit et dépose le lot à La Poste ; un courrier validé avant 17h00 un jour ouvré part le jour même. Les preuves de dépôt et les accusés de réception sont centralisés dans votre espace et conservés 10 ans.
Délais légaux de la convocation et du procès-verbal d'AG 📜
Les échéances qui encadrent l'envoi de convocation d'assemblée générale de copropriété et la notification du PV.
Convocation : au moins 21 jours avant l'assemblée
La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de réunion, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété (décret 67-223, art. 9). Poster le lot en recommandé dès la validation sécurise cette date de notification, qui fait courir le délai et conditionne la régularité de l'assemblée.
PV : notifié dans un délai d'un mois
Le syndic notifie le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de 1 mois à compter de la tenue de l'assemblée (décret 67-223, art. 17). La notification doit indiquer le délai de contestation.
Contestation : deux mois après la notification
Les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d'un délai de 2 mois pour contester une décision, à compter de la notification du procès-verbal (loi 65-557, art. 42). La date de réception du recommandé, archivée dans votre espace, fait foi en cas de litige.
Convocation et PV depuis un seul fichier 🔧
L'app Syndic et la découpe automatique de PDF transforment un document unique en un envoi nominatif par copropriétaire.
Un PDF regroupé, autant de plis adressés
Quand votre logiciel de gestion sort une convocation ou un PV en un seul PDF contenant tous les copropriétaires, la découpe automatique de Merci Facteur sépare ce fichier en autant de courriers individuels, chacun adressé à son destinataire. Vous n'avez pas à scinder le document à la main ni à créer un envoi par lot. Voir tous les courriers pour syndic de copropriété
Une annexe différente par copropriétaire
Le publipostage à variables produit un document personnalisé pour chaque destinataire : quote-part, feuille de présence individuelle ou pouvoir pré-rempli peuvent différer d'un lot à l'autre, tout en partant dans la même opération.
Annulation possible avant le départ
Une erreur repérée sur une convocation ou un PV ? Tant que le courrier n'a pas été remis à La Poste, il peut être annulé en quelques clics, même déjà imprimé. La gestion des NPAI est intégrée.
Ce que votre cabinet de syndic gagne sur l'envoi des convocations et PV
Comparé à l'impression, la mise sous pli et le dépôt au guichet en interne.
01
Posté le jour même
Un lot validé avant 17h00 un jour ouvré est imprimé, affranchi et déposé à La Poste le jour même. Plus de matinée au bureau de poste avant chaque AG.
02
Valeur légale et délais tenus
Recommandé papier ou LRE, tous deux avec preuve de dépôt et valeur juridique. La date de notification opposable sécurise convocation et PV.
03
Preuves conservées 10 ans
Preuves de dépôt et accusés de réception de tout le lot sont centralisés dans votre espace et conservés 10 ans, prêts à produire en cas de contestation.
04
Une copropriété comme cent
Un envoi isolé ou tout un immeuble en une opération, sans engagement ni volume minimum, sous l'en-tête et le logo du cabinet.
05
Un seul fichier, tous les copropriétaires
Un PDF unique regroupant convocation et annexes est découpé automatiquement en autant de plis adressés individuellement, sans ressaisie.
06
Retours et NPAI gérés
Une convocation non distribuable (copropriétaire parti sans laisser d'adresse) est gérée et remontée, sans surveillance manuelle du cabinet.
Le reste du courrier syndic 📫
Tout le courrier de gestion du syndic
Convocations, PV, appels de fonds, mises en demeure et publipostage aux copropriétaires : la vue d'ensemble du courrier syndic.
L'app Syndic, l'envoi automatisé
Importez votre liste de copropriétaires et votre document PDF, l'app Syndic génère l'envoi nominatif pour chaque lot.
Appels de fonds trimestriels
Un appel de fonds nominatif par copropriétaire, avec le bon montant et les bons tantièmes, généré depuis un seul fichier.
Mises en demeure de charges impayées
Une mise en demeure en recommandé avec avis de réception opposable, pour déclencher le recouvrement accéléré des charges.
Questions fréquentes sur l'envoi de convocation d'AG ❓
Peut-on envoyer une convocation différente selon le copropriétaire ?
Oui. Le publipostage à variables de Merci Facteur génère un document personnalisé par destinataire : la convocation commune peut être accompagnée d'annexes propres à chaque lot (quote-part, pouvoir pré-rempli), le tout dans le même envoi.
Comment importer un seul PDF regroupant plusieurs destinataires ?
Déposez le PDF issu de votre logiciel dans l'app Syndic : la découpe automatique le sépare en autant de plis individuels adressés. Vous n'avez rien à scinder à la main.
Recommandé papier ou LRE pour une convocation d'AG ?
Les deux sont disponibles et ont une valeur juridique avec preuve de dépôt. Merci Facteur propose le recommandé papier et la lettre recommandée électronique ; le choix dépend de vos usages et de ceux des copropriétaires, qui peuvent avoir demandé à conserver la voie postale.
Faut-il notifier le procès-verbal à tous les copropriétaires ?
La notification du PV vise en priorité les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de 1 mois à compter de la tenue de l'assemblée (décret 67-223, art. 17), car c'est elle qui fait courir le délai de contestation. Merci Facteur archive la date de notification de chaque envoi.
Comment récupérer les preuves de dépôt et de réception ?
Les preuves de dépôt et les accusés de réception de tout le lot sont réunis dans votre tableau de bord Merci Facteur et conservés 10 ans. Vous les téléchargez à tout moment pour un dossier ou une procédure.
Quel est le délai pour contester une décision d'assemblée générale ?
Les copropriétaires opposants ou défaillants disposent de 2 mois pour contester une décision, à compter de la notification du procès-verbal (loi 65-557, art. 42). Une notification en recommandé, dont la date est archivée, rend ce point de départ incontestable.
Combien coûte l'envoi d'un lot de convocations ?
Le prix dépend du nombre de pages, du format et du type d'envoi (simple, suivi ou recommandé), sans abonnement obligatoire ni volume minimum : vous ne payez que ce que vous envoyez. Calculez le tarif exact de votre envoi sur le simulateur Merci Facteur
Envoyez votre prochaine convocation d'AG sans y passer la journée
Sans engagement de durée ni de volume. Votre premier lot de recommandés peut partir aujourd'hui.
Parlons de votre gestion.
Prendre RDVConvocation et PV
Depuis un seul fichier, en recommandé, avec la date de notification qui fait foi.
Preuves centralisées
Dépôt et accusés de réception réunis et conservés 10 ans dans votre espace.
Papier ou LRE
Le mode adapté à chaque convocation, valeur légale dans les deux cas.
Les autres usages du courrier.
Mises en demeure.
Mise en demeure de charges de copropriété impayées, envoyée avec preuve opposable
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Prospection immobilière.
Cartes et lettres de prospection pour mandats et immobilier d'entreprise.
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Congé locataire.
Congé locataire ou bailleur envoyé en recommandé, sans imprimante.
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Loyers et impayés.
Quittances mensuelles et relances d'impayés, publipostées et postées.
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Diplômes et certificats.
Un diplôme nominatif par apprenant, imprimé sur papier épais et posté depuis votre fichier Excel.
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