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Cas d'usage · Écoles, organismes de formation et RH
Imprimez et envoyez vos diplômes par courrier, depuis un fichier Excel.
Pour envoyer des diplômes par courrier à toute une promotion, vous déposez votre liste d'apprenants et votre modèle : Merci Facteur personnalise chaque diplôme, l'imprime sur papier épais, le met sous pli et le poste.
Comment envoyer des diplômes par courrier à toute une promotion ?
Vous ouvrez l'app « Envoyer des diplômes personnalisés » de Merci Facteur Pro, vous choisissez votre modèle dans l'éditeur intégré, puis vous importez la liste des lauréats depuis un fichier CSV, XLS ou XLSX. L'app associe automatiquement vos colonnes aux variables du diplôme, écrites entre doubles accolades (prénom, nom, nom de la formation, date, ville) : chaque apprenant reçoit son propre document. Les adresses sont contrôlées ligne par ligne et chaque diplôme est prévisualisable destinataire par destinataire. Vous envoyez jusqu'à 1 000 diplômes en une seule fois, avec au besoin une lettre d'accompagnement en PDF. Merci Facteur imprime ensuite chaque diplôme sur une feuille A4 en papier épais, le met sous pli dans une enveloppe à votre logo, l'affranchit et le dépose à La Poste : validé avant 17h un jour ouvré, le lot part le jour même, et les justificatifs d'envoi restent 10 ans dans votre espace.
Un diplôme nominatif par apprenant, depuis un seul fichier 🎓
L'app diplômes : un modèle, autant de documents que d'apprenants
Vous créez le diplôme une fois dans l'éditeur, au format vertical ou horizontal, avec ses variables de personnalisation. Le modèle est sauvegardé et réutilisable d'une session à l'autre : à la promotion suivante, vous ne réimportez que le fichier à jour. Code postal, ville et pays sont obligatoires dans votre export, ainsi qu'au minimum le nom ou la société.
Lire le guide pas à pas de l'envoi de diplômes personnalisés
Les adresses vérifiées avant impression
Le tableau de contrôle signale en rouge chaque ligne incomplète et vous laisse corriger la donnée ou retirer un destinataire du lot. La gestion des retours NPAI est intégrée.
La lettre de félicitations dans la même enveloppe
Une lettre signée du directeur, au format PDF, s'ajoute au lot : imprimée sur une feuille A4, elle est insérée dans chaque enveloppe avec le diplôme.
De la fin de session au diplôme dans la boîte aux lettres 📮
Sans imprimante, sans mise sous pli et sans passage au bureau de poste.
Vous préparez le modèle
Titre, sceau, signature et variables à personnaliser sont placés dans l'éditeur, puis enregistrés pour les promotions suivantes.
Vous importez la promotion
L'export d'inscrits (CSV, XLS ou XLSX) est déposé dans l'app, les colonnes mappées, les adresses contrôlées et chaque diplôme prévisualisé.
Merci Facteur imprime et poste
Vous choisissez le mode d'envoi, l'enveloppe et éventuellement une date différée pour faire coïncider la réception avec une cérémonie.
Diplôme, attestation, certificat de réalisation : ce que vous devez remettre
Le parchemin n'est pas le seul document qu'un organisme adresse à ses apprenants. L'article L6353-1 du code du travail prévoit qu'à l'issue de la formation, le prestataire délivre au stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l'action ainsi que les résultats de l'évaluation des acquis de la formation (version en vigueur depuis le 1er janvier 2019). En parallèle, le ministère du Travail a mis en place un modèle unique de certificat de réalisation des actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis de l'expérience et actions de formation par apprentissage, pour harmoniser les pratiques entre opérateurs de compétences, entreprises, organismes de formation et centres de formation d'apprentis ; les dispensateurs doivent conserver tous les justificatifs de réalisation (ministère du Travail, publication du 21 avril 2020). Deux conséquences pour votre envoi : le document doit porter les mentions attendues et l'en-tête de l'organisme, ce que produit un modèle à variables plutôt qu'un fichier retapé apprenant par apprenant ; et la remise doit pouvoir être prouvée, chaque envoi laissant un justificatif conservé 10 ans dans votre espace, le suivi postal étant assuré par La Poste.
Quel mode d'envoi pour un diplôme ? 📬
Quatre modes sont proposés dans l'app, à choisir selon la valeur du document et le besoin de preuve.
Lettre verte ou suivi simple
Le lot d'une promotion
Pour une remise à un groupe entier, la lettre verte suffit. Le suivi simple ajoute la traçabilité de l'acheminement, assurée par La Poste.
Recommandé avec AR papier
Le document à forte valeur
Titre professionnel, duplicata, pièce exigée par un financeur : le recommandé papier donne une preuve de dépôt et un avis de réception numérisé.
Recommandé électronique
L'envoi dématérialisé accessoire
La LRE délivre une preuve de dépôt et une preuve de réception, conservées au minimum un an. Pour un destinataire non-professionnel, un consentement préalable est requis (décret n° 2018-347 du 9 mai 2018).
Questions fréquentes sur l'envoi de diplômes par courrier ❓
Combien de diplômes peut-on envoyer en une seule fois ?
Jusqu'à 1 000 par envoi avec l'app diplômes. Ni engagement de durée ni volume minimum : le même parcours sert pour un duplicata isolé comme pour une promotion complète.
Quel format de fichier pour la liste des apprenants ?
CSV, XLS ou XLSX. Le fichier doit contenir les adresses postales et les variables du diplôme (formation, date, ville). Un fichier d'exemple aux bonnes colonnes est téléchargeable depuis l'app.
Sur quel papier les diplômes sont-ils imprimés ?
Sur une feuille A4 en papier épais, au format vertical ou horizontal selon votre modèle. L'enveloppe peut porter votre logo, pour que le pli arrive au nom de l'école ou de l'organisme.
Peut-on vérifier le rendu avant que les diplômes partent ?
Oui : prévisualisation destinataire par destinataire avec les données réelles, récapitulatif détaillé avant validation, et annulation possible tant que le courrier n'a pas été remis à La Poste.
Quand les diplômes sont-ils postés ?
Un lot validé un jour ouvré avant 17h est imprimé, affranchi et déposé à La Poste le jour même. Après 17h, un week-end ou un jour férié, le départ se fait à la prochaine levée.
Combien coûte l'envoi d'un diplôme par courrier ?
Le coût dépend du nombre de pages du pli, du format et du mode d'envoi retenu, sans abonnement obligatoire ni volume minimum. Calculez le tarif exact de votre lot avec le simulateur Merci Facteur .
Votre prochaine promotion reçoit son diplôme
Sans engagement de durée ni de volume. Importez votre liste d'apprenants, Merci Facteur personnalise, imprime, met sous pli et poste chaque diplôme.
Parlons de vos sessions.
Prendre RDVJusqu'à 1 000 diplômes par lot
Un document nominatif par apprenant, depuis un seul fichier CSV, XLS ou XLSX.
Papier épais, enveloppe à votre logo
Impression A4, lettre de félicitations en pièce jointe, enveloppe personnalisée.
Posté le jour même
Validé avant 17h un jour ouvré, tout le lot est déposé à La Poste dans la journée.
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