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Convocation d'assemblée générale, cotisations, reçus fiscaux : le courrier de votre association, au fil de l'année.
Appel à cotisation de rentrée, convocation d'assemblée générale, relance des adhérents perdus de vue, reçu fiscal aux donateurs : Merci Facteur imprime, met sous pli, affranchit et poste les lettres nominatives de votre association à votre place, depuis votre fichier d'adhérents.
Comment envoyer la convocation d'assemblée générale d'une association dans les formes prévues par les statuts ?
Pour convoquer l'assemblée générale d'une association, on applique les statuts : la loi du 1er juillet 1901 ne dit rien des organes d'administration. Les statuts, et le cas échéant le règlement intérieur, fixent la périodicité des réunions et les conditions de convocation, de vote et de quorum ; à défaut de précision statutaire sur la composition de l'assemblée, tous les membres doivent être convoqués (service-public.fr, fiche F1121, vérifiée le 14 août 2026). C'est cette forme écrite qui fait foi, et à l'association de pouvoir montrer qu'elle a convoqué chacun. En pratique, le bureau dépose son fichier d'adhérents et sa convocation en PDF sur Merci Facteur : chaque adhérent reçoit une lettre nominative, imprimée, mise sous pli, affranchie et postée, déposée à La Poste le jour même quand le lot est validé avant 17h00 un jour ouvré.
L'année de l'association, en trois saisons 📅
Une association ne lance pas des campagnes : elle tient des dates, qui reviennent chaque année et passent chacune par un écrit que Merci Facteur poste pour vous.
Septembre, la rentrée
Appeler les cotisations, retrouver les absents
La saison redémarre. Il faut appeler la cotisation adhérent par adhérent, et rattraper ceux de l'an dernier dont l'adresse électronique ne répond plus.
Quelques semaines avant l'AG
Convoquer selon les statuts
Convocation, ordre du jour, pouvoir à retourner : c'est le seul courrier de l'année dont dépend la validité de tout ce qui sera voté.
Après l'AG, jusqu'au 31 décembre
Rendre compte, notifier, remercier
Procès-verbal aux membres, radiations notifiées dans les formes, remerciements et reçus fiscaux aux donateurs avant leur déclaration de revenus.
Septembre : l'appel à cotisation et les adhérents perdus de vue 📩
L'appel à cotisation nominatif, sans la photocopieuse du local
L'appel à cotisation se fabrique souvent un dimanche après-midi : publipostage bricolé dans un traitement de texte, cent pages d'imprimante familiale, pliage, enveloppes écrites à la main. Avec Merci Facteur, vous déposez votre liste d'adhérents et un PDF : chacun reçoit sa lettre nominative, montant et échéance compris, dans une enveloppe à son nom. Ni abonnement obligatoire ni volume minimum, de 1 courrier à 100 000.
Les adhérents que l'électronique ne touche plus
Une partie de vos adhérents, les plus âgés en particulier, ne consulte pas sa messagerie, et une adresse abandonnée ne laisse aucune trace côté association. L'adresse postale tient dans le temps, et les retours nettoient le fichier : la gestion des NPAI, la mention « N'habite Plus à l'Adresse Indiquée » apposée par La Poste, est intégrée.
Une cotisation impayée ne fait pas sortir un membre
Tant que l'exclusion n'a pas été décidée par l'organe compétent et notifiée, l'adhérent reste membre : il doit être convoqué et peut voter, même sans avoir payé, quelle que soit la rédaction des statuts (service-public.fr, fiche F71, vérifiée le 7 août 2026). La relance est donc un courrier de rentrée, pas une procédure.
Avant l'assemblée générale : ce que les statuts imposent à la convocation 📜
Aucun délai légal, mais une forme opposable
La loi de 1901 ne fixe ni délai, ni forme, ni support de convocation : vos statuts font loi, et à défaut de précision sur la composition de l'assemblée, tous les membres doivent être convoqués (service-public.fr, fiche F1121, vérifiée le 14 août 2026). Le piège est là : un adhérent qui contexte une délibération discute rarement le fond, il discute la convocation. Or un message électronique ne prouve ni l'envoi, ni la réception, ni le contenu. Un pli posté, lui, laisse une trace : chez Merci Facteur, les preuves d'envoi sont conservées 10 ans.
Les décisions qui obligent à tenir une assemblée
Selon la même fiche F1121, l'assemblée est obligatoire pour la reconnaissance d'utilité publique, le fonctionnement démocratique des associations agréées, le sort du patrimoine en cas de dissolution sans clause statutaire, l'approbation des comptes quand un commissaire aux comptes est requis, ou l'exonération de TVA sur les services rendus aux membres.
Le seuil qui change la nature de votre AG
Au-delà de 153 000 EUR d'aide publique annuelle (code de commerce, article L. 612-4), ou de dons ouvrant droit à un avantage fiscal dépassant ce même montant annuel, l'association nomme un commissaire aux comptes et publie ses comptes sur le site de la Direction de l'information légale et administrative (associations.gouv.fr, consultée le 4 septembre 2026).
Un seul pli, et une date qui peut encore bouger
Convocation, ordre du jour et pouvoir partent dans le même pli, réunis en un seul document ; si votre logiciel sort un fichier unique contenant tous les courriers, la découpe automatique d'un PDF multi-courriers les adresse un par un. Et si la date change après validation, l'envoi s'annule en quelques clics tant que le courrier n'a pas été remis à La Poste, même déjà imprimé.
Poster les convocations d'assemblée générale depuis votre fichier d'adhérents ⚡
Trois étapes avec l'app Publipostage de lettres en masse. Lire le guide du publipostage de lettres en masse
Sortez la liste et le document
Exportez la liste de vos adhérents depuis votre outil associatif ou votre tableur, puis réunissez convocation, ordre du jour et pouvoir en un seul PDF.
Déposez-les dans l'app Publipostage
Dans l'app Publipostage de lettres en masse de Merci Facteur, associez vos colonnes (civilité, nom, adresse, montant de cotisation) aux variables de fusion.
Validez : chaque adhérent reçoit sa lettre
Validé un jour ouvré avant 17h00, le lot est imprimé, mis sous pli, affranchi et déposé à La Poste le jour même ; après 17h00, un week-end ou un jour férié, à la prochaine levée, aucun dépôt n'ayant lieu le samedi, le dimanche ni les jours fériés. L'engagement porte ensuite sur la date de dépôt ; l'arrivée reste une estimation de La Poste : comptez 1 à 3 jours ouvrés en France métropolitaine. Le suivi est assuré par La Poste, un courrier perdu est réimprimé aux frais de Merci Facteur, et le support est humain, basé en France, réponse dans la journée.
Après l'assemblée générale, jusqu'à la fin de l'année civile 📋
Procès-verbal, radiation notifiée, reçu fiscal : les écrits qui ferment l'exercice.
Rendre compte et notifier dans les formes
Le procès-verbal fait exister la décision auprès de ceux qui n'étaient pas là. Pour une exclusion, tout est écrit : une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception précise le fait reproché, la sanction encourue et la possibilité d'être assisté ; sans réponse, la sanction est notifiée par un second recommandé, une décision prise sans cette procédure pouvant être annulée par le juge (fiche F71, 7 août 2026). Merci Facteur poste le recommandé papier avec avis de réception comme la lettre recommandée électronique, tous deux avec preuve de dépôt. Reste l'écrit qu'on oublie : le changement de dirigeants se déclare dans les 3 mois au greffe des associations, n'est opposable aux tiers qu'à compter de la déclaration, et son défaut est puni d'une amende jusqu'à 1 500 EUR (fiche F34797, 5 novembre 2024).
Remercier le donateur, et lui laisser un justificatif
Le reçu fiscal n'est pas un accusé de réception. Le donateur bénéficie d'une réduction d'impôt de 66 % de ses versements, dans la limite de 20 % du revenu imposable de son foyer (case 7UF), et l'administration lui demande de ne pas joindre ses reçus à la déclaration, mais de les conserver pour les produire à la demande du service des impôts (impots.gouv.fr, page modifiée le 3 juillet 2026). Un document à ressortir des années plus tard n'a pas sa place au fond d'une messagerie : le reçu nominatif, posté avec un mot de remerciement, arrive avant la déclaration et se classe. La forme compte : un reçu irrégulier, date du versement ou mode de règlement omis, mentions antidatées, expose l'association à une amende dont le taux égale celui de la réduction d'impôt en cause (BOFiP, BOI-CF-INF-10-40-60, en vigueur depuis le 15 mai 2019).
Questions des associations sur l'envoi de leurs courriers ❓
Faut-il envoyer les convocations d'assemblée générale par courrier ou par courriel ?
Ce sont vos statuts qui tranchent. Si vos statuts prévoient un écrit adressé à chaque membre, un message électronique simple ne permet de démontrer ni que vous l'avez fait, ni ce que vous avez envoyé.
Quel délai faut-il respecter pour convoquer l'assemblée générale d'une association ?
Aucun délai légal n'existe : la loi du 1er juillet 1901 est muette, et les conditions de convocation sont fixées par les statuts et le règlement intérieur (fiche F1121, vérifiée le 14 août 2026).
Un adhérent qui n'a pas payé sa cotisation doit-il être convoqué ?
Oui, tant que l'exclusion n'a pas été décidée et notifiée : il reste membre et peut voter. Le convoquer coûte un courrier ; ne pas le convoquer peut coûter l'assemblée.
Comment envoyer 200 convocations d'AG sans imprimer ni affranchir soi-même ?
Déposez votre liste d'adhérents et votre convocation en PDF dans l'app Publipostage de lettres en masse, associez les colonnes aux variables, validez : Merci Facteur imprime, met sous pli, affranchit et dépose à La Poste le jour même avant 17h00 un jour ouvré.
Peut-on radier un adhérent pour cotisation impayée sans le prévenir par écrit ?
Non. Il faut une mise en demeure en recommandé avec avis de réception indiquant le fait reproché, la sanction encourue et la possibilité d'être assisté, puis la notification de la sanction, également en recommandé.
Comment envoyer les reçus fiscaux aux donateurs avant leur déclaration de revenus ?
Par le même publipostage nominatif, depuis votre liste de dons : un reçu par donateur, avec un mot de remerciement. Le donateur conserve son reçu pour le produire à la demande du service des impôts, sans le joindre à sa déclaration.
Peut-on annuler l'envoi d'une convocation partie avec une mauvaise date ?
Oui, tant que le courrier n'a pas été remis à La Poste, même déjà imprimé. C'est la sécurité la plus utile quand une salle se perd à trois semaines de l'assemblée.
Votre prochaine assemblée générale a déjà une date. Ses convocations peuvent partir aujourd'hui.
Sans engagement de durée ni de volume, de la relance d'un adhérent au fichier complet.
Parlons de votre fichier d'adhérents.
Prendre RDVDepuis votre liste d'adhérents
Une lettre nominative par membre, enveloppe à son nom comprise, depuis un tableur et un PDF.
Recommandé papier ou électronique
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