Salle de sport : comment remédier aux impayés avec une lettre de relance ?

Les bonnes résolutions de la nouvelle année ou encore la perspective du « summer body » avant l’été poussent souvent bon nombre de personnes à s’inscrire en salle de sport. Or, un entrainement régulier exige rigueur et assiduité, alors, une fois l’engouement passé, une partie de ces adhérents se démotive et ne souhaite plus revenir s’entraîner en salle de sport.

Ce n’est pas un problème en soit, chacun est libre de faire ce qu’il souhaite. Cela devient un problème en revanche lorsque l’abonnement payé par l’adhérent est un abonnement avec engagement sur plusieurs mois (souvent 12 mois). Dans ce cas, il arrive que l’adhérent refuse de payer sa dette mensuelle en dépit de l’engagement initialement établi l’obligeant à payer d’un point de vue légal, et ce malgré les précautions prises (prélèvement automatique par exemple). Il n’est pas toujours évident de savoir gérer ces impayés, mais heureusement pour vous, chez Merci Facteur Pro nous sommes là pour vous guider !

Le mot d’ordre est avant tout la réactivité. En effet, moins on laisse trainer un impayé dans le temps, plus il a de chance d’être recouvré. Il faut battre le fer tant qu’il est encore chaud !

Etape 1 : Envoyer une lettre de relance

Non obligatoire, elle est cependant indispensable car elle permet de rappeler au client, de manière cordiale, qu’il n’a pas encore payé la somme due. Elle peut ainsi permettre de déterminer la raison pour laquelle l’adhérent ne paie pas : simple oubli, difficultés passagères...

Généralement, les clients règlent leur dette après la première lettre de relance. Encore faut-il savoir comment la rédiger !

Chez Merci Facteur Pro, nous vous proposons le modèle de lettre de relance parfait, adapté aux salles de sport, cordial et personnalisable.

Il vous suffira ensuite de renseigner la (ou les) adresse(s) d’envoi souhaitée(s) en quelques clics et de choisir le mode d’envoi (simple ou recommandé), le recommandé étant plus conseillé dans cette démarche. Le tout ne prend que 3 minutes.

Après cela, Merci facteur va imprimer et poster votre courrier pour vous le jour même. Votre client devrait le recevoir le lendemain, et devrait ainsi probablement vous rembourser dans les jours qui suivent.

Cependant, il peut arriver que cette lettre ne suffise pas à rappeler au pratiquant de régler sa dette, notamment lorsque l’impayé est parfaitement volontaire de la part de l’adhérent.

Etape 2 : mise en demeure de payer

Si à l’issue de la première lettre aucun paiement n’a été reçu, il vous faudra en envoyer une deuxième. Cette dernière est légèrement différente de la première car, plus ferme, elle doit mentionner que si le client ne paie pas, vous serez contraint d’avoir recours à un mandataire de recouvrement (société de recouvrement, avocat, huissier de justice). Cette perspective peut pousser le client à régler la somme due.

Généralement, les contentieux ne vont pas plus loin. Cependant, si cela arrive, il va falloir procéder à une mise en demeure de payer (sous huitaine ou quinzaine) en courrier recommandé avec accusé de réception.

Nous vous facilitons grandement l’envoi de vos courriers en recommandé et nous nous chargeons de tout.

A la différence des lettres de relance, la lettre de mise en demeure possède une valeur juridique et ce n’est qu’à partir de cette dernière que le client est considéré comme étant en faute. Elle vous permet de ce fait de porter l’affaire devant les tribunaux d’instance et de demander réparation à la justice.