Comment faire face aux impayés

Un impayé est une créance qui n'a pas été honorée. En tant que petites entreprises ou indépendants, tels que freelance, auto-entrepreneurs, TPE, il est parfois compliqué de faire face à ce type de situation.
Il est important de savoir comment savoir réagir tout en préservant votre relation commerciale.

Le recouvrement consiste à obtenir d'un débiteur le paiement de sa créance. Il peut être amiable ou contentieux, et on parle dans ce cas de recouvrement judiciaire.
Il est nécessaire d'éviter une rupture totale et de perdre un client. En tant que créancier, il faudra donc identifier quel est le meilleur moment pour intervenir, savoir comment relancer, comment rédiger ses courriers de relance et mise en demeure et dans quels délais. Enfin, l'ultime étape, la procédure judiciaire.

Relancer ses impayés étape par étape

Quel que soit, la taille de votre entreprise, ou que vous soyez indépendant, l'important est de préserver la relation avec votre client.
Il est nécessaire que les relances se fassent, tout au moins dans un premier temps, de manière cordiale et de démarrer avec une phase amiable.

La relance peut se faire dans une première phase par email ou téléphone. Si vous n'avez pas de réaction de votre débiteur, il est possible dans un deuxième temps de lui envoyer une lettre de relance.
Lors de ces deux étapes, il est important d'établir un dialogue. L'idée est de résoudre à l'amiable ce différend. Cela sera avantageux pour les deux parties, en termes de temps et de coût.
Si ces deux étapes n'aboutissent pas à une solution, vous pourrez envoyer une mise en demeure en respectant certaines formalités qui seront utiles si vous passez à l'étape supérieure, c'est-à-dire la phase judiciaire.
Cette dernière phase, la procédure judiciaire, marquera la fin de vos relations commerciales, mais vous permettra d'aboutir avec l'aide d'un juge au paiement de vos factures.

Il est important de savoir à quel moment débuter ces étapes.

À partir de quand relancer ses factures impayées ?

Votre facture doit impérativement indiquer une date d'échéance. Si cette date d'échéance n'est pas mentionnée, la facture est réputée payable sous 30 jours. Il est possible que vous ayez négocié un délai de 60 ou 90 jours avec votre client. Dans ce cas, pensez à bien le préciser sur votre facture.

Vous pouvez agir au plus vite dès que la facture arrive à échéance. Avant toute chose, il est utile de s'assurer que vous avez bien envoyé la facture à votre client que ce soit par courrier ou internet, mais aussi que ce dernier l'a bien réceptionné.
Vous pouvez donc même avant la date d'échéance, vous assurer de cette bonne réception et éventuellement demander à quel moment interviendra le paiement et quel est le moyen de paiement. Cette méthode peut être utile pour vos nouveaux clients, mais évidemment plus difficile à appliquer pour vos clients récurrents.

À défaut d'intervenir en amont, l'idée est d'intervenir le plus rapidement possible. En général, huit à dix jours après la date d'échéance de votre facture.
Il est important de savoir comment intervenir auprès de son client.

Relancer ses factures impayées à l'amiable de manière informelle

Il est important de ne pas écarter la phase amiable dans le recouvrement des impayés de factures. D'autant plus que c'est vous, en tant que créancier, qui agirez directement auprès de votre client-débiteur.
Il est forcément important pour vous de vous faire régler, mais aussi de préserver votre relation commerciale et les intérêts futurs de votre entreprise.

Vous pouvez commencer par un simple email ou une relance téléphonique qui sera peut-être moins impersonnelle, mais plus compliqué pour les personnes qui ne sont pas à l'aise avec le téléphone. Rien ne vous empêche de rendre visite votre client. Vous pouvez prétexter un rendez-vous qui se situait à proximité.
Il est important de rester courtois, et de ne pas être dans l'agressivité et de garder à l'esprit que c'est votre client, et lui qui d'une certaine manière, fait vivre votre entreprise.
Partez du principe qu'il s'agit d'un oubli, non-volontaire, vérifiez bien que votre client est en possession de la facture. En cas de besoin, vous pouvez joindre le justificatif avec votre email de relance.

Vous pouvez également préciser dans votre email ou votre relance téléphonique qu'il est important pour vous de réceptionner le règlement au plus vite pour plusieurs raisons. Par exemple, que vous devez régler un fournisseur rapidement, ou bien que vous devez clôturer rapidement votre comptabilité, etc.

Si malgré tout cela, le règlement n'intervient toujours pas, vous pourrez envoyer une lettre de relance.

Envoyer une lettre de relance facture impayée

Si vos démarches téléphoniques, par email n'ont pas abouties, vous pouvez envoyer une lettre de relance. Cette lettre peut être adressée à votre débiteur dès le premier jour de retard de paiement. Si votre client est coutumier du fait, il est tout à fait possible de l'envoyer, sans passer par les phases de relance email ou téléphonique.

Cette lettre n'étant pas obligatoire dans le cadre d'une procédure judiciaire, elle peut être envoyée en courrier simple ou en lettre suivie. Il n'y a pas de formalisme imposé. Il sera cependant utile de rappeler la date de facture, son échéance, le montant, les prestations, etc.

À ce stade, vous êtes toujours dans une phase amiable, et au grand maximum quinze jours après la date d'échéance. Il est important de ne pas être menaçant, d'ouvrir le dialogue avec votre débiteur.

L'important est d'identifier les causes de l'impayé. Votre client peut connaître des difficultés de trésorerie. Vous pouvez soumettre un échéancier si le montant de votre facture est trop important pour être réglé en une seule fois.

Si malgré toutes ces démarches amiables, le règlement n'intervient pas, il sera nécessaire d'adresser une mise en demeure.

Envoyer une mise en demeure suite à un impayé

Le courrier de mise en demeure peut être envoyé dès le premier jour de retard de paiement. Il vous appartient de juger si vous devez passer par des relances email, téléphonique ou courrier simple, avant d'envoyer cette lettre. Généralement, cette mise en demeure est adressée en cas d'échec de toutes ces actions.

La mise en demeure est très importante et a une valeur juridique. Elle pourra être utilisée dans le cadre d'une procédure judiciaire. Elle doit impérativement être envoyée en recommandé avec accusé réception bien qu'il s'agisse toujours d'une procédure de recouvrement amiable. L'accusé réception permettra de dater de façon certaine la date de début de l'impayé.

L'article 1344 du code civil précise que : "le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l'obligation". Il est important que la mise en demeure respecte un certain formalisme pour "interpeller" le débiteur sur son non-paiement. Le courrier doit préciser qu'il s'agit bien d'une mise en demeure pour facture impayée, mentionné les coordonnées du débiteur et du créancier, l'objet et le montant de la facture, accorder un délai précis et raisonnable pour le paiement. Enfin, la lettre doit mentionner les conséquences du délai de retard. En l'occurrence, il s'agit de la possibilité d'appliquer des intérêts de retard de paiement.

Si malgré cette mise en demeure, votre débiteur ne règle pas, il faudra envisager une procédure judiciaire.

Dernier recours : la procédure judiciaire

Il existe une procédure, depuis 2015, à mi-chemin entre l'amiable et le judiciaire, mise en œuvre par un huissier de justice, pour les créances inférieures à 5 000 €. L'huissier de justice va adresser à votre débiteur une mise en demeure, qui aura un mois pour accepter ou refuser cette procédure. Le débiteur et le créancier devront se mettre d'accord sur le montant et les modalités de paiement de la dette. Dès accord, l'huissier émettra un titre exécutoire, ce qui lui permettra en cas de non-respect de l'accord de paiement, de procéder au recouvrement forcé de la dette.

Vous pouvez également demander au juge du tribunal de commerce, une ordonnance d'injonction de payer. Il est possible de rédiger vous-même cette requête quel que soit le montant de la facture. Une fois, l'ordonnance rendue, il faudra confier votre dossier à un huissier de justice pour obtenir le paiement par tous moyens qu'il juge utile. En premier lieu, l'huissier devra signifier l'ordonnance à votre débiteur dans les 6 mois.

Délai de prescription pour une facture impayée

Relancer ses factures impayées peut paraître compliqué, cependant en suivant une certaine approche et en acceptant de dialoguer avec votre débiteur, une solution amiable peut être trouvée. Cependant, dans certains cas, la procédure judiciaire est inévitable et vous devrez agir dans un délai maximal de 2 ans, à compter de la date d'échéance de la facture, si votre débiteur est un consommateur et 5 ans s'il est professionnel.
Envoyez vos relances
   
Voir les tarifs