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Comment faire une facture
Essentielles dans une activité professionnelle, les factures restent méconnues des auto-entrepreneurs, freelances et petites entreprises. Des questions sur les modalités de réalisation, de conservation et de traitement des factures ? Nous faisons le point sur la question.
Quels sont les différents moyens de créer une facture ?
Il n'est pas nécessaire d'appliquer une procédure particulière ou d'utiliser un outil spécifique pour créer une facture. La facture est, en effet, un document contractuel entre un client et un prestataire.
Une facture peut être réalisée sur tous types de support. Auparavant, les entreprises utilisaient (et certaines le pratiquent encore) la facturation sur papier avec une écriture manuscrite. Ce support est encore utilisé dans certaines professions (notamment agricoles et artisanaux).
Dans la suite de cette page, nous vous transmettons des idées de logiciels et d'outils pour vous aider à gagner du temps. Dans la plupart des situations, les logiciels sont également raccordés aux exigences réglementaires comptables. Ils permettent alors de sécuriser une activité professionnelle grâce à leurs mises à jour réglementaires régulières.
Une facture peut être réalisée sur tous types de support. Auparavant, les entreprises utilisaient (et certaines le pratiquent encore) la facturation sur papier avec une écriture manuscrite. Ce support est encore utilisé dans certaines professions (notamment agricoles et artisanaux).
Dans la suite de cette page, nous vous transmettons des idées de logiciels et d'outils pour vous aider à gagner du temps. Dans la plupart des situations, les logiciels sont également raccordés aux exigences réglementaires comptables. Ils permettent alors de sécuriser une activité professionnelle grâce à leurs mises à jour réglementaires régulières.
Quelles sont les informations légales obligatoires sur une facture ?
Une facture doit comporter différentes mentions obligatoires (source officielle), au risque d'annuler le document ou de le rendre contestable :
• L'identification des parties, le client et le prestataire. Une mauvaise identification pourrait conduire un client à ne pas être tenu de régler la facture. Pour une meilleure identification du client, un prestataire peut indiquer le numéro SIRET (que l'on retrouve sur certains sites comme societe.com).
• La date et le numéro de facture. En effet, la facturation doit être ordonnée pour permettre une classification claire et transparente dans la comptabilité.
• Le détail des prestations. En soi, cet élément n'est obligatoire que pour clarifier ce qui va être réalisé. Un client doit pouvoir savoir ce qu'il commande précisément.
• Le prix HT et les éventuels montants de TVA. Cela est particulièrement utile pour les déclarations de TVA des prestataires et des clients.
• Les éventuelles dates de règlement et du paiement des acomptes. Uniquement si nécessaire.
Il convient de préciser que l'insertion d'un maximum d'éléments permet de clarifier la relation entre le prestataire et le client. Une facture détaillée et conforme permet d'éviter les litiges et les contestations.
• L'identification des parties, le client et le prestataire. Une mauvaise identification pourrait conduire un client à ne pas être tenu de régler la facture. Pour une meilleure identification du client, un prestataire peut indiquer le numéro SIRET (que l'on retrouve sur certains sites comme societe.com).
• La date et le numéro de facture. En effet, la facturation doit être ordonnée pour permettre une classification claire et transparente dans la comptabilité.
• Le détail des prestations. En soi, cet élément n'est obligatoire que pour clarifier ce qui va être réalisé. Un client doit pouvoir savoir ce qu'il commande précisément.
• Le prix HT et les éventuels montants de TVA. Cela est particulièrement utile pour les déclarations de TVA des prestataires et des clients.
• Les éventuelles dates de règlement et du paiement des acomptes. Uniquement si nécessaire.
Il convient de préciser que l'insertion d'un maximum d'éléments permet de clarifier la relation entre le prestataire et le client. Une facture détaillée et conforme permet d'éviter les litiges et les contestations.
Quelles sont les informations non obligatoires mais recommandées à mettre sur une facture ?
Outre les informations, obligatoires, citées ci-dessus, il existe d'autres informations que nous vous recommandons de mettre sur vos factures bien qu'elles ne soient pas obligatoires.
• Votre logo. La facture est un moyen de communication, mettez votre logo en haut de vos factures pour que vos clients se rappellent de vous.
• Numéro de téléphone et adrsse email. Mettez sur vos factures un numéro ed téléphone où vous joindre ainsi que votre adresse email pour faciliter le contact avec vos clients.
• Votre site internet. Ne négligez pas les clients curieux qui pourraient avoir envie d'en savoir plus sur vous en allant voir votre site.
• Vos réseaux sociaux. Ne vous arrêtez aps en si bon chemin ! Sur vos factures, proposez à vos clients de vous suivre sur vos réseaux sociaux.
Sans vouloir en faire une oeuvre d'art, essayez de soigner vos factures. Il s'agit de documents qui resteront chez vos clients, alors profitez-en pour marquer les esprits :-)
• Votre logo. La facture est un moyen de communication, mettez votre logo en haut de vos factures pour que vos clients se rappellent de vous.
• Numéro de téléphone et adrsse email. Mettez sur vos factures un numéro ed téléphone où vous joindre ainsi que votre adresse email pour faciliter le contact avec vos clients.
• Votre site internet. Ne négligez pas les clients curieux qui pourraient avoir envie d'en savoir plus sur vous en allant voir votre site.
• Vos réseaux sociaux. Ne vous arrêtez aps en si bon chemin ! Sur vos factures, proposez à vos clients de vous suivre sur vos réseaux sociaux.
Sans vouloir en faire une oeuvre d'art, essayez de soigner vos factures. Il s'agit de documents qui resteront chez vos clients, alors profitez-en pour marquer les esprits :-)
Quelle est la différence entre une facture et un devis ?
En termes comptables, la facture est l'étape supplémentaire du devis. En effet, la procédure veut qu'un entrepreneur transmette un devis à chaque fois qu'un client demande le prix d'une prestation. Le devis n'a aucun caractère obligatoire, puisqu'il est parfaitement possible de rejeter le devis d'un prestataire.
Il est conseillé, pour les auto-entrepreneurs, d'envoyer des devis à chaque demande de la clientèle. Cela permet de tester la « motivation » du client tout en détaillant sa méthodologie.
A contrario, la facture procède de la validation d'un devis. Ainsi, un prestataire ne peut changer les termes entre le devis et la facture. Le règlement de la facture devient, par la signature du devis, alors obligatoire pour les clients. S'il y a un changement majeur durant la prestation, nous conseillons alors de faire valider un nouveau devis.
Il est important de souligner qu'une facture est une forme de contrat, à caractère onéreux. Ce document engage donc chaque partie, le client comme le prestataire. Enfin, nous vous conseillons de prévoir un acompte à l'issue de la validation du devis pour éviter les impayés.
Il est conseillé, pour les auto-entrepreneurs, d'envoyer des devis à chaque demande de la clientèle. Cela permet de tester la « motivation » du client tout en détaillant sa méthodologie.
A contrario, la facture procède de la validation d'un devis. Ainsi, un prestataire ne peut changer les termes entre le devis et la facture. Le règlement de la facture devient, par la signature du devis, alors obligatoire pour les clients. S'il y a un changement majeur durant la prestation, nous conseillons alors de faire valider un nouveau devis.
Il est important de souligner qu'une facture est une forme de contrat, à caractère onéreux. Ce document engage donc chaque partie, le client comme le prestataire. Enfin, nous vous conseillons de prévoir un acompte à l'issue de la validation du devis pour éviter les impayés.
Quelle est la différence entre un logiciel de facturation et une plateforme de facturation en ligne ?
En matière de choix de solution de facturation, les spécialistes distinguent deux grandes familles :
• Les logiciels de facturation. En règle générale, ils permettent de réaliser les factures directement depuis son ordinateur sans nécessairement disposer d'une connexion Internet.
• Les plateformes en ligne. Elles apportent une solution pratique puisqu'il est possible de remplir les éléments de la facture directement en ligne. Certaines permettent de faire signer un devis en ligne à ses potentiels clients.
Il convient de noter également que les factures électroniques ont désormais une valeur légale, y compris en l'absence de documents papiers (source officielle). Cette disposition est encadrée par l'article 1379 du Code Civil (source officielle).
En fonction de chaque solution, un entrepreneur peut donc choisir un logiciel permettant de l'aider à réaliser des factures qu'il imprimera ensuite sur format papier.
Il peut aussi opter pour la dématérialisation à 100 % à l'aide des plateformes.
• Les logiciels de facturation. En règle générale, ils permettent de réaliser les factures directement depuis son ordinateur sans nécessairement disposer d'une connexion Internet.
• Les plateformes en ligne. Elles apportent une solution pratique puisqu'il est possible de remplir les éléments de la facture directement en ligne. Certaines permettent de faire signer un devis en ligne à ses potentiels clients.
Il convient de noter également que les factures électroniques ont désormais une valeur légale, y compris en l'absence de documents papiers (source officielle). Cette disposition est encadrée par l'article 1379 du Code Civil (source officielle).
En fonction de chaque solution, un entrepreneur peut donc choisir un logiciel permettant de l'aider à réaliser des factures qu'il imprimera ensuite sur format papier.
Il peut aussi opter pour la dématérialisation à 100 % à l'aide des plateformes.
Quels sont les outils et solutions de facturation existants ?
Il existe, sur Internet, une multiplicité de solutions pour la facturation d'un auto-entrepreneur, freelance et petites entreprises. Voici une présentation de quelques outils qui ont fait leurs preuves et qui ont chacun leurs avantages :
• Facture.net. Solution entièrement gratuite, elle apporte un nombre important de services aux auto-entrepreneurs, qu'importe leur secteur d'activité.
• Canva. Un outil pour créer des factures au look soigné. Un des outils les plus performants pour le côté esthétique de vos factures. En revanche, la création elle même des facures est compliquée avec cet outil.
• Henrri. Henrri est un outil complet et intuitif pour créer des factures et des devis. Cette plateforme de création de facure est entièrement gratuite.
• Mon AE. Cette solution s'adresse précisément aux auto-entrepreneurs et propose donc des services adaptés à ce type de professionnels.
• Freelancer. Spécialement conçu pour les freelance, freelancer permet, en outre, de faire valider des devis directement en ligne.
• Facture.net. Solution entièrement gratuite, elle apporte un nombre important de services aux auto-entrepreneurs, qu'importe leur secteur d'activité.
• Canva. Un outil pour créer des factures au look soigné. Un des outils les plus performants pour le côté esthétique de vos factures. En revanche, la création elle même des facures est compliquée avec cet outil.
• Henrri. Henrri est un outil complet et intuitif pour créer des factures et des devis. Cette plateforme de création de facure est entièrement gratuite.
• Mon AE. Cette solution s'adresse précisément aux auto-entrepreneurs et propose donc des services adaptés à ce type de professionnels.
• Freelancer. Spécialement conçu pour les freelance, freelancer permet, en outre, de faire valider des devis directement en ligne.
À quels profils de professionnels sont adaptés ces différents outils de facturation ?
Il est préférable de choisir un outil simplifié lorsque l'on commence son activité. Par la suite, et avec le développement de l'activité, nous vous conseillons d'opter pour des solutions plus spécifiques et performantes.
Il convient de préciser que l'édition de factures numériques ne dispense pas des règles de conservation. Ainsi, une facture électronique doit se conserver au minimum 10 ans pour la comptabilité(source officielle) et 6 ans pour les besoins de l'administration fiscale (source officielle).
Il convient de préciser que l'édition de factures numériques ne dispense pas des règles de conservation. Ainsi, une facture électronique doit se conserver au minimum 10 ans pour la comptabilité(source officielle) et 6 ans pour les besoins de l'administration fiscale (source officielle).
Freelances, quels outils de facturation idéaux pour vous ?
Avant de se déterminer pour ou contre l'un des outils de facturation, il est important de se poser les bonnes questions :
• Le budget. L'auto-entrepreneur doit, en premier lieu, définir s'il souhaite opter pour une solution payante (généralement plus performante) ou gratuite.
• Les fonctionnalités. Les solutions proposent des fonctionnalités diverses pas toujours adaptées au statut simplifié des auto-entrepreneur.
• Le raccordement au logiciel de comptabilité. Certains auto-entrepreneurs souhaitent un outil global lié à leur logiciel de comptabilité pour faciliter l'enregistrement de la facturation.
Ce choix doit donc procéder d'une réflexion approfondie. Il convient de noter qu'un auto-entrepreneur peut décider de réaliser ses factures manuellement. Cette dernière option a comme inconvénient d'être chronophage.
• Le budget. L'auto-entrepreneur doit, en premier lieu, définir s'il souhaite opter pour une solution payante (généralement plus performante) ou gratuite.
• Les fonctionnalités. Les solutions proposent des fonctionnalités diverses pas toujours adaptées au statut simplifié des auto-entrepreneur.
• Le raccordement au logiciel de comptabilité. Certains auto-entrepreneurs souhaitent un outil global lié à leur logiciel de comptabilité pour faciliter l'enregistrement de la facturation.
Ce choix doit donc procéder d'une réflexion approfondie. Il convient de noter qu'un auto-entrepreneur peut décider de réaliser ses factures manuellement. Cette dernière option a comme inconvénient d'être chronophage.
Devez-vous mettre de la TVA sur vos factures ?
En tant que micro-entrepreneur, vous pouvez choisir l'option de franchise de TVA. Ainsi, toutes vos factures de vente s'éditent en HT (Hors Taxes). Cette option est particulièrement intéressante si vos clients sont, de manière significative, des particuliers. En effet, pour les entreprises, la TVA payée est remboursée par l'État.
Par contre, les auto-entrepreneurs paient la TVA dès lors qu'ils effectuent un achat auprès d'une entreprise. Cette TVA payée n'est pas remboursée par les services fiscaux. En effet, l'auto-entrepreneur reste assujetti à la TVA même s'il est en franchise de TVA.
Il convient, toutefois, de se tenir au courant de vos obligations légales si vous dépassez certains seuils de chiffre d'affaires annuels. Ainsi, en fonction de l'activité, il existe des plafonds de chiffre d'affaires à partir duquel on quitte le statut micro-entrepreneur pour celui de l'entreprise unipersonnelle.
Par contre, les auto-entrepreneurs paient la TVA dès lors qu'ils effectuent un achat auprès d'une entreprise. Cette TVA payée n'est pas remboursée par les services fiscaux. En effet, l'auto-entrepreneur reste assujetti à la TVA même s'il est en franchise de TVA.
Il convient, toutefois, de se tenir au courant de vos obligations légales si vous dépassez certains seuils de chiffre d'affaires annuels. Ainsi, en fonction de l'activité, il existe des plafonds de chiffre d'affaires à partir duquel on quitte le statut micro-entrepreneur pour celui de l'entreprise unipersonnelle.
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en quelques clics.
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Impression de
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Remise à
La Poste
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Suivi de
l'acheminement
En suivi ou en recommandé, soyez prévenu lorsque les factures arrivent.