Accédez à l'application

Depuis votre tableau de bord Merci Facteur Pro, rendez-vous dans la section « Mes APPS installées ». Repérez la carte « Envoyer des diplômes personnalisés » et cliquez sur le bouton Utiliser.

Tableau de bord Merci Facteur Pro montrant le catalogue des applications installées, avec la carte Envoyer des diplômes personnalisés et son bouton Utiliser — Le catalogue de vos applications installées sur Merci Facteur Pro.

Bon à savoir
Vous pouvez envoyer jusqu'à 1 000 diplômes en une seule fois avec cette application.

Choisissez votre modèle de diplôme

L'éditeur de diplômes s'ouvre. Vous y retrouvez tous vos modèles déjà créés dans le panneau de gauche. Vous pouvez sélectionner un modèle existant ou en créer un nouveau en cliquant sur Créer un nouveau modèle.

Éditeur de diplômes Merci Facteur avec le panneau des modèles à gauche et le message de bienvenue invitant à créer ou sélectionner un modèle — L'éditeur s'ouvre avec vos modèles de diplômes disponibles à gauche.

Cliquez sur un modèle pour le prévisualiser. Le diplôme s'affiche avec ses variables de personnalisation (entre doubles accolades) : nom, prénom, formation, date, ville, etc. Ces variables seront remplacées automatiquement par les données de chaque destinataire lors de l'envoi.

Prévisualisation d'un modèle de diplôme dans l'éditeur, montrant les variables de personnalisation entre accolades : prenom, nom, nom_formation, date_envoi, ville, ainsi qu'un QR code et une signature — Un modèle de diplôme en mode aperçu avec ses variables de personnalisation.

Si le modèle vous convient, passez à l'étape suivante. Sinon, cliquez sur Éditer ce modèle pour le modifier, ou créez-en un nouveau. Le bandeau de navigation en haut de page vous montre les étapes restantes du parcours.

Éditeur de diplômes avec le bandeau de navigation visible en haut, montrant les 7 étapes du parcours : Liste des apps, Choix du diplôme, Import des destinataires, Personnalisation, Pièce jointe, Paramètres, Validation — Le bandeau de navigation affiche les 7 étapes du parcours.

Bon à savoir
Vos modèles sont sauvegardés et réutilisables d'un envoi à l'autre. Vous n'avez pas besoin de recréer votre diplôme à chaque fois. Le diplôme peut être au format vertical ou horizontal, et sera imprimé sur une feuille A4 en papier épais.

Préparez votre fichier Excel

Avant d'importer vos destinataires, cette étape vous montre toutes les colonnes que votre fichier Excel doit contenir. Chaque colonne est indiquée comme obligatoire ou facultative.

Page récapitulatif des informations nécessaires, listant les colonnes requises dans le fichier Excel : civilité (facultatif), société (obligatoire si nom absent), nom, prénom, adresse, code postal (obligatoire), ville (obligatoire), pays (obligatoire), référence et téléphone (facultatifs) — La liste des colonnes attendues dans votre fichier Excel, avec leur caractère obligatoire ou facultatif.

Astuce
Cliquez sur Télécharger votre fichier personnalisé (.csv) pour obtenir un fichier d'exemple pré-rempli avec les bonnes colonnes. C'est le moyen le plus simple de préparer vos données correctement.

Attention
Votre fichier doit contenir à la fois les adresses postales de vos destinataires et les variables de personnalisation de votre diplôme (nom de la formation, etc.). Les champs code postal, ville et pays sont obligatoires. Il faut au minimum renseigner le nom ou la société.

Importez vos destinataires

Déposez votre fichier Excel dans la zone prévue à cet effet, ou cliquez sur Ajouter un fichier pour le sélectionner depuis votre ordinateur. Les formats acceptés sont CSV, XLS et XLSX.

Page d'import des destinataires avec une zone de glisser-déposer pour le fichier Excel, un bouton Ajouter un fichier et la mention des formats acceptés : CSV, XLS, XLSX — La zone d'import de votre fichier Excel de destinataires.

Une fois le fichier importé, l'application fait automatiquement la correspondance entre les colonnes de votre fichier et les variables du diplôme. Les colonnes correctement associées sont marquées d'une coche verte. Les colonnes non pertinentes sont ignorées.

Tableau de mappage des colonnes Excel vers les variables du diplôme : colonne A (date_courrier) ignorée, colonne B (ref_client) ignorée, colonne C associée à Civilité avec une coche verte, colonne D associée à Nom — Le mappage automatique entre vos colonnes Excel et les variables du diplôme.

Suite du tableau de mappage montrant les colonnes d'adresse : prénom, adresse 1, adresse 2, adresse 3, code postal avec des extraits de données réelles pour chaque colonne — Un extrait des données de chaque colonne vous aide à vérifier la correspondance.

Astuce
Pour que la correspondance se fasse automatiquement, nommez les colonnes de votre fichier Excel avec les mêmes noms que les variables du diplôme (y compris les variables personnalisées comme « nom_formation »).

Vérifiez les adresses

Toutes les adresses extraites de votre fichier Excel sont affichées dans un tableau récapitulatif. Vous pouvez vérifier chaque ligne et corriger directement les informations si nécessaire.

Tableau de validation des adresses affichant 10 destinataires avec leurs civilité, prénom, nom, adresse complète, code postal, ville et pays. En haut à droite, les badges 10 lignes valides et 0 erreurs — Le tableau récapitulatif de tous vos destinataires avec leurs adresses.

Si une adresse contient une erreur (par exemple un code postal manquant), elle est signalée en rouge. Un message vous indique la nature de l'erreur pour vous aider à la corriger rapidement.

Tableau de validation avec une erreur signalée : la première ligne est surlignée en rouge, le champ code postal est vide avec un tooltip Valeur manquante. Un bandeau rouge en haut indique 1 adresse comporte des erreurs — Une erreur de code postal manquant est signalée en rouge sur la première ligne.

En faisant défiler le tableau vers la droite, vous accédez aux colonnes supplémentaires (email, référence, téléphone) ainsi qu'à la colonne Actions qui permet de supprimer un destinataire de l'envoi.

Vue élargie du tableau de validation montrant les colonnes supplémentaires email, référence, téléphone et une colonne Actions avec une icône de suppression pour chaque destinataire — La colonne Actions vous permet de supprimer un destinataire si nécessaire.

Bon à savoir
Utilisez le bouton Afficher uniquement les erreurs pour ne voir que les lignes à corriger. Vous pouvez aussi utiliser la barre de recherche pour trouver un destinataire spécifique.

Prévisualisez vos diplômes

Avant l'envoi, vous pouvez parcourir chaque diplôme personnalisé pour vérifier le rendu final. Utilisez les flèches de navigation pour passer d'un destinataire à l'autre.

Prévisualisation du diplôme personnalisé pour Pierre Martin, montrant le titre DIPLÔME, le nom en calligraphie, la ville PARIS, un QR code et une signature. Un navigateur indique Destinataire 1/10 — Le diplôme personnalisé du premier destinataire avec ses données réelles.

Prévisualisation du diplôme personnalisé pour Lucie Dubois, destinataire 5 sur 10, montrant le nom en calligraphie et la ville RENNES — Chaque diplôme est personnalisé avec les données du destinataire correspondant.

Bon à savoir
Si vous repérez un problème sur un diplôme, vous pouvez toujours revenir aux étapes précédentes pour modifier votre modèle ou corriger les données de vos destinataires.

Ajoutez une pièce jointe (facultatif)

Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre une lettre d'accompagnement à vos diplômes. Par exemple, une lettre de félicitations de la part du directeur. Cette lettre sera imprimée sur une feuille A4 et insérée dans chaque enveloppe avec le diplôme.

Page de pièce jointe facultative avec une zone de glisser-déposer pour un fichier PDF, un bouton Ajouter un fichier et la mention Fichiers acceptés : .pdf — Vous pouvez joindre une lettre d'accompagnement au format PDF.

Attention
Seul le format PDF est accepté pour la pièce jointe. La même pièce jointe sera envoyée à tous vos destinataires.

Configurez les paramètres d'envoi

Vous pouvez maintenant personnaliser les paramètres de votre envoi : le nom de l'envoi (pour le retrouver facilement dans votre historique), l'expéditeur, le mode d'envoi, l'enveloppe et la date d'envoi.

Page des paramètres de l'envoi avec les champs : nom de l'envoi (facultatif), expéditeur pré-rempli avec adresse, mode d'envoi avec les options lettre verte, suivi simple, recommandée AR papier et AR numérique, sélection d'enveloppe personnalisée, et date d'envoi — Les paramètres d'envoi : expéditeur, mode d'envoi, enveloppe et date.

Bon à savoir
Quatre modes d'envoi sont disponibles : lettre verte, suivi simple, lettre recommandée avec accusé de réception papier, et lettre recommandée avec accusé de réception numérique. Vous pouvez aussi sélectionner une enveloppe personnalisée (avec votre logo par exemple) et différer l'envoi à une date ultérieure.

Validez et confirmez votre commande

Vous arrivez à la dernière étape. Le récapitulatif vous présente tous les détails de votre envoi : le nombre de courriers, le format, le mode d'envoi et le coût total détaillé.

Page de récapitulatif avant validation montrant : 10 courriers vers la France, 1 carte A4 par courrier, envoi en lettre verte, montant total HT et TTC, et un encadré de confirmation de conformité avec une checkbox non cochée — Le récapitulatif complet de votre envoi avec le détail des coûts.

Vous pouvez consulter le détail de la répartition des pages par courrier, et re-visualiser chaque diplôme une dernière fois avant de valider.

Détail de la répartition des pages dans le récapitulatif : 10 courriers avec 1 carte chacun — Le détail de la répartition des pages par courrier.

Pour finaliser, cochez la case « Je confirme que les courriers sont conformes », puis cliquez sur Valider la commande.

Page de récapitulatif avec la checkbox de conformité cochée et le bouton Valider la commande maintenant actif en violet — Une fois la conformité confirmée, le bouton « Valider la commande » devient actif.

Votre commande est validée ! Merci Facteur se charge de générer, imprimer et poster l'ensemble de vos diplômes personnalisés.

Page de félicitations avec confettis colorés, confirmant que la commande est validée et que les courriers vont être générés, imprimés et postés — Félicitations, votre commande est validée !

Bon à savoir
Vos diplômes sont imprimés et postés le jour même. Vous pourrez suivre l'avancement de votre envoi dans la section Vos envois de votre tableau de bord.