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titre: "Comment envoyer vos convocations, PV et appels de fonds de copropriété avec Merci Facteur Pro"
titre_court: "Syndic de copropriété"
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  - "preparer-destinataires"
  - "choisir-mode-envoi"
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# Comment envoyer vos convocations, PV et appels de fonds de copropriété avec Merci Facteur Pro

Cette application vous permet d'envoyer par courrier tous les documents liés à une copropriété : convocations d'assemblée générale, procès-verbaux, appels de fonds. Vous créez un envoi, vous choisissez la copropriété concernée, puis vous sélectionnez la façon dont vos documents sont organisés. Trois modes sont possibles selon vos fichiers : un PDF commun accompagné d'une liste d'adresses, un lot de PDF individuels, ou un PDF unique à découper. Avant chaque validation, vous prévisualisez vos courriers et vérifiez le tarif. Ce guide vous accompagne de la création de l'envoi jusqu'à la validation de la commande.

## Ouvrez l'application et créez un envoi {#creer-envoi}

L'accueil de l'application affiche vos derniers envois, avec leur nom, leur date, leur statut et le nombre de courriers. Vous accédez aussi à l'historique complet de vos campagnes.

![Accueil de l'application avec la liste des derniers envois, leur statut et le bouton Créer un nouvel envoi](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/00-fiche-application.jpg)

*L'accueil liste vos derniers envois et leur statut.*

Pour démarrer, cliquez sur **Créer un nouvel envoi**.

## Sélectionnez ou créez votre copropriété {#selectionner-copropriete}

Chaque envoi est rattaché à une copropriété. Sélectionnez une copropriété existante dans la liste, que vous pouvez filtrer grâce au champ de recherche. La sélection d'une carte active le bouton **Étape suivante**.

![Écran de sélection d'une copropriété avec un champ de recherche et des cartes cliquables](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/01-selection-copropriete.jpg)

*Choisissez une copropriété existante ou créez-en une nouvelle.*

Si la copropriété n'existe pas encore, créez-la : le formulaire demande uniquement son **nom**.

![Formulaire de création d'une copropriété avec un unique champ nom obligatoire](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/02-creation-copropriete.jpg)

*La création d'une copropriété ne demande que son nom.*

> **Bon à savoir**
> Le nom de la copropriété est le seul champ obligatoire. Choisissez un nom clair pour la retrouver facilement lors de vos prochains envois.

## Choisissez le type d'envoi {#choisir-type-envoi}

Trois modes sont proposés, selon la façon dont vos documents sont organisés :

![Écran présentant les trois types d'envoi : PDF commun avec fichier Excel, lot de PDF individuels, PDF unique à découper](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/03-types-envoi.jpg)

*Les trois types d'envoi disponibles.*

**Un PDF avec un fichier Excel** : un document commun est envoyé à tous les copropriétaires, les adresses proviennent d'un fichier CSV, XLS ou XLSX.
**Un lot de plusieurs PDF** : chaque destinataire a son propre document, l'adresse est extraite directement de chaque PDF.
**Un PDF unique à découper** : un seul fichier regroupe tous les courriers et une règle de découpage le sépare en documents individuels.

> **Bon à savoir**
> Les étapes 4 à 10 décrivent le mode « PDF avec un fichier Excel », le plus courant pour les convocations et PV. Les deux autres modes sont détaillés dans les variantes en fin de guide.

## Importez le PDF commun et ses pièces jointes {#importer-pdf-commun}

Ajoutez le **PDF principal**, envoyé à tous les copropriétaires. Vous pouvez également joindre une ou plusieurs pièces jointes PDF facultatives, communes à tous les courriers.

![Écran d'import du PDF principal et des pièces jointes communes](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/04-parametres-pdf-excel.jpg)

*Le PDF principal est obligatoire, les pièces jointes sont facultatives.*

Une fois le fichier traité, l'application affiche une vignette, son nom, son nombre de pages, son poids et une action pour le supprimer.

![PDF principal chargé, affiché avec sa vignette, son nombre de pages et son poids](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/05-pdf-principal-charge.jpg)

*Le PDF chargé, avec ses caractéristiques.*

## Préparez votre fichier de destinataires {#preparer-fichier-destinataires}

L'application met à votre disposition un modèle de fichier à télécharger et vous indique les champs reconnus. Remplissez-le avec les coordonnées de vos copropriétaires.

![Tableau des colonnes attendues pour le fichier de destinataires avec leurs règles obligatoire ou facultatif](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/06-import-destinataires.jpg)

*Les champs reconnus et leurs règles de remplissage.*

> **Bon à savoir**
> Le code postal, la ville et le pays sont obligatoires. Vous devez aussi renseigner soit le nom, soit la société. Les autres champs (civilité, prénom, complément d'adresse, e-mail, référence) sont facultatifs.

## Chargez le fichier et associez les colonnes {#associer-colonnes}

Importez votre fichier au format CSV, XLS ou XLSX.

![Écran de chargement du fichier de destinataires acceptant les formats CSV, XLS et XLSX](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/07-chargement-csv.jpg)

*Formats acceptés : CSV, XLS et XLSX.*

L'application affiche ensuite chaque colonne de votre fichier avec un extrait de ses premières valeurs et la variable Merci Facteur associée. Les colonnes portant les noms attendus sont associées automatiquement, comme le signale une coche. Vous pouvez ignorer une colonne supplémentaire.

![Écran d'appariement des colonnes du fichier avec les variables Merci Facteur, associations reconnues cochées](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/08-appariement-colonnes.jpg)

*Les colonnes reconnues sont associées automatiquement.*

## Vérifiez et corrigez les adresses {#verifier-adresses}

Le tableau récapitule tous vos destinataires. Vous pouvez rechercher un destinataire, afficher uniquement les erreurs et modifier une valeur directement dans la grille. Le nombre de lignes valides et d'erreurs est indiqué en permanence.

![Grille de revue des destinataires avec recherche, filtre des erreurs et compteur de lignes valides](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/09-revue-destinataires.jpg)

*Corrigez les adresses avant de continuer.*

> **Astuce**
> Utilisez le filtre « erreurs uniquement » pour repérer et corriger rapidement les adresses incomplètes sans parcourir toute la liste.

## Prévisualisez votre document {#previsualiser-document}

Avant le paramétrage postal, l'application affiche votre document page par page. C'est le moment de vérifier le rendu réel du courrier commun avant l'envoi.

![Prévisualisation du document principal affiché page par page avant le paramétrage postal](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/10-parametres-postaux.jpg)

*Le document est rendu page par page pour un contrôle visuel.*

## Réglez les paramètres d'expédition {#regler-parametres-expedition}

Définissez comment votre courrier part : nom de l'envoi (facultatif), adresse d'expéditeur, mode d'envoi (lettre verte ou lettre recommandée avec accusé de réception numérisé), enveloppe personnalisée, date d'envoi, impression recto ou recto-verso, et couleur ou noir et blanc.

![Écran des options d'expédition : expéditeur, mode d'envoi, enveloppe, date, recto-verso et couleur](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/11-options-expedition.jpg)

*Les options d'expédition de votre courrier.*

> **Attention**
> La Lettre Recommandée Électronique n'est disponible que si tous vos destinataires ont une adresse e-mail. Dès qu'un destinataire n'en a pas, seules la lettre verte et le recommandé papier restent proposés.

## Validez votre commande {#valider-commande}

Le récapitulatif affiche le nombre de courriers et leur pays, le nombre de pages par courrier, les paramètres postaux, le montant HT et TTC ainsi que la part d'affranchissement. Vous accédez aussi à la liste des courriers générés.

![Récapitulatif avant commande avec nombre de courriers, tarifs HT et TTC, affranchissement et bouton Valider la commande](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/12-validation-finale.jpg)

*Le récapitulatif détaillé avant validation.*

Vous pouvez ouvrir la liste des courriers générés pour vérifier chaque destinataire, filtrer par pays et afficher l'aperçu individuel de chaque document.

![Liste détaillée des courriers générés avec recherche, filtre par pays et accès à l'aperçu individuel](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/13-apercu-courriers.jpg)

*La liste des courriers générés.*

![Aperçu individuel d'un courrier affichant le document complet et sa pagination](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/14-apercu-courrier-individuel.jpg)

*L'aperçu individuel d'un courrier.*

> **Attention**
> Vous devez cocher la confirmation de conformité pour pouvoir valider. Tant que la case n'est pas cochée, le bouton **Valider la commande** reste inactif.

## Variante : envoyez un lot de PDF individuels {#variante-lot-pdf-individuels}

Si vous avez choisi ce mode à l'étape 3, chaque destinataire possède son propre PDF. Vous importez tous les documents d'un coup, avec deux zones : les PDF principaux (un par courrier) et les pièces jointes communes. Seuls les fichiers PDF sont acceptés, dans la limite de 100 Mo par PDF principal, pièces jointes comprises.

![Écran d'import d'un lot de PDF individuels avec zone des PDF principaux et zone des pièces jointes communes](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/15-lot-plusieurs-pdf.jpg)

*Une zone pour les PDF principaux, une pour les pièces jointes communes.*

![Lot de plusieurs PDF chargés, prêts pour l'extraction des adresses](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/16-lot-pdf-charge.jpg)

*Les PDF chargés, prêts pour l'extraction.*

L'adresse est ensuite extraite automatiquement de chaque document. Vous définissez une **zone d'extraction** : créez un nouveau gabarit et nommez-le, ou réutilisez un gabarit enregistré. Vous pouvez conserver plusieurs gabarits si vos documents n'ont pas la même mise en page.

![Choix du gabarit d'extraction des adresses : créer un nouveau gabarit ou réutiliser un gabarit existant](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/17-extraction-adresses.jpg)

*Créez ou réutilisez un gabarit d'extraction.*

La zone **Adresse postale** se déplace et se redimensionne directement sur l'aperçu du PDF. Vous pouvez ajouter des zones facultatives pour l'e-mail et la référence.

![Édition de la zone d'extraction : cadre Adresse postale déplaçable et redimensionnable sur l'aperçu du PDF](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/18-zone-extraction-adresse.jpg)

*Ajustez la zone d'extraction sur l'aperçu du document.*

> **Attention**
> Vérifiez toujours que la zone d'extraction encadre bien l'adresse du **destinataire**, et non celle de l'expéditeur. Un gabarit réutilisé peut ne pas correspondre à la mise en page de vos documents et extraire des informations erronées.

## Variante : découpez un PDF unique en plusieurs courriers {#variante-decouper-pdf-unique}

Si vous avez choisi ce mode à l'étape 3, vous importez un seul PDF regroupant tous les courriers, avec éventuellement des pièces jointes communes. L'application enchaîne alors deux opérations : le découpage, puis l'extraction des adresses.

![Écran d'import d'un PDF unique à découper avec ses pièces jointes communes](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/19-decouper-pdf.jpg)

*Un seul PDF regroupe tous les courriers à découper.*

Définissez ensuite la **règle de découpage**. Vous pouvez créer ou réutiliser un gabarit, choisir un nombre uniforme de pages par courrier, ou indiquer que les courriers ont des nombres de pages différents. L'application calcule immédiatement le nombre de courriers obtenus : par exemple, un PDF de 15 pages avec une page par courrier donne 15 courriers.

![Configuration des règles de découpage avec choix du nombre de pages par courrier et calcul du nombre de courriers](https://dk2wbmtb9x9n8.cloudfront.net/assets/app/guides/img/guide-syndic-images/20-regles-decoupage.jpg)

*La règle de découpage calcule le nombre de courriers en direct.*

> **Bon à savoir**
> Après le découpage et l'extraction des adresses, vous rejoignez les mêmes étapes de prévisualisation, de paramétrage postal et de validation que le mode « PDF avec un fichier Excel ».

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Page d'origine : https://www.merci-facteur.com/pro/guides/14/23-syndic/